Die Wünsche an eine Verwaltung sind zu Recht groß. Schließlich will jeder „vom Amt“ schnell und bestens bedient werden. Wie das geschehen kann, darüber wurde in den letzten Wochen und Monaten viel diskutiert. Das Ergebnis: Nun gibt es im Schenkenländchen, was wohl ziemlich einmalig ist, eine 24-Stunden-Rückruf-Garantie!

„Wer eine Anfrage an das Amt stellt, dem sichern wir zu, dass sich der zuständige Sachbearbeiter innerhalb von 24 Stunden bei ihm telefonisch meldet. Entweder kann die Angelegenheit geklärt werden oder es erfolgt dann eine Termin-Vereinbarung“, beschreibt Amtsdirektor Ulrich Arnts.

Den Anstoß für diese ungewöhnliche Neuerung gaben die ehrenamtlichen Bürgermeister. „Sie wollten untersucht haben, ob die Verwaltung optimiert werden könnte“, so Arnts.

Um ein objektives Bild zu bekommen, wurde eine Unternehmensberatung aus dem fernen Frankfurt am Main beauftragt, die Amtsverwaltung unter die Lupe zu nehmen. „Das Ergebnis war erst mal, dass die Personalkapazität von etwa 30 Mitarbeitern für die Einwohnerzahl des Amtes Schenkenländchen zu gering ist. Kurzfristige Neueinstellungen lösen jedoch auch nicht alle vorliegenden Probleme“, fasst Ulrich Arnts ein Ergebnis des Amtsausschusses, in dem die Bürgermeister der selbstständigen Gemeinden Zukunftsweichen stellen, zusammen.

Um dennoch die Effizienz zu erhöhen, wird nun im Schenkenländchen ein zweistufiges Modell eingeführt. „Zentrale Anlaufstelle ist das neue Bürgerbüro. Hier werden alle Anfragen entgegengenommen und wenn irgend möglich bearbeitet. Ist das nicht machbar, weil es um ganz spezielle Dinge geht, so bekommt der zuständige Sachbearbeiter vom Bürgerbüro eine Mail. Diese verpflichtet ihn, innerhalb von 24 Stunden mit dem Bürger Kontakt aufzunehmen“, beschreibt Arnts die neue Verwaltungsstruktur. „Hintergrund dieser Regelung ist, dass die Sachbearbeiter effektiver ihrer Tagesarbeit nachgehen können und sich bei Bedarf entsprechend konzentriert den Bürgerfragen telefonisch und persönlich stellen.“

„Weitere Erhöhung der Effizienz soll die Entflechtung der kaufmännischen Aufgaben für die Bereiche Trink- und Abwasser aus den allgemeinen Aufgaben der Amtsverwaltung bewirken“, so Ulrich Arnts.

Das Amt und die Gemeinden wollen darüberhinaus die notwendigen Finanzmittel für weitere Entwicklungen einsetzen. So sollen in Märkisch Buchholz in der alten Schule neue Räume für die Bürgermeisterin, die Stadtverordneten und für die Verwaltungsstelle entstehen. In Halbe erlebt man gerade, wie begehrt das Schenkenländchen ist. Dort soll nach einem Bürgerbegehren ein neuer Nahversorger mit Frischemarkt entstehen. „Obwohl wir die
Größe des Warensortiments vorschreiben und im Vertrag steht, dass der Markt mindestens 15 Jahre betrieben werden muss, haben sich mehrere namhafte Investoren gemeldet“, freut sich der Amtsdirektor zu Recht. Das Schöne dabei ist: „Gleichzeitig mit dem Bau des Nahversorgers wird ein Bürgertreff zur gemeindlichen Nutzung errichtet. Die Gesamtmaßnahme bringt uns sogar Geld, weil die Gemeinde dafür ein Grundstück verkaufen kann.“